Fontos: A számlázási szabályok és ÁFA-mértékek változhatnak. Az itt közölt információk a 2026-os évre vonatkoznak. Az aktuális szabályozásról mindig tájékozódj a NAV hivatalos oldalán: nav.gov.hu.
Miért számít a helyes számlázás?
A számlázás nem csupán adminisztratív kötelezettség — a vállalkozásod jogi és pénzügyi biztonságának alapja. A NAV (Nemzeti Adó- és Vámhivatal) valós időben látja minden számlaadatod a NAV Online Számla rendszeren keresztül, így a hibák azonnal feltűnnek.
A helytelen számlázás következményei súlyosak lehetnek:
- Mulasztási bírság: Hibás számla esetén akár 500.000 Ft, ismételt mulasztásnál ennek többszöröse.
- ÁFA-levonási jog elvesztése: A vevőd nem tudja levonni az ÁFA-t, ha a számlád nem tartalmazza a kötelező elemeket.
- Adóellenőrzés kockázata: A rendszeres számlázási hibák felkeltik a NAV figyelmét, és célzott ellenőrzést vonhatnak maguk után.
- Üzleti hitelesség csorbulása: A partnercégek elvárják a szabályos számlákat, különösen a nagyobb vállalatok, ahol a könyvvizsgáló is ellenőrzi a bejövő számlákat.
A jó hír az, hogy a modern számlázó programok a legtöbb hibát automatikusan kiszűrik, és a NAV Online Számla adatszolgáltatást is maguktól elvégzik.
A számla kötelező tartalmi elemei
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 169. §-a részletesen felsorolja, mit kell tartalmaznia egy számlának. Az alábbiakban összefoglaljuk a legfontosabb elemeket:
Alapadatok
| Elem | Magyarázat |
|---|---|
| Számla sorszáma | Egyedi, folytatólagos számazón |
| Kiállítás dátuma | A számla legyártásának napja |
| Teljesítés dátuma | Amikor a szolgáltatás vagy termékértékesítés megtörtént |
| Fizetési határidő | Ameddig a vevődnek fizetnie kell |
| Fizetés módja | Átutalás, készpénz, bankkártya stb. |
Az eladó (számlakiállító) adatai
- Név (cégnév vagy egyéni vállalkozó neve)
- Székhely címe
- Adószám
- Közösségi adószám (EU-s ügyletek esetén)
A vevő adatai
- Név
- Cím
- Adószám (ha a vevő ÁFA-alany, kötelező feltüntetni)
A tétel(ek) adatai
| Elem | Példa |
|---|---|
| Megnevezés | „Weboldal fejlesztés" |
| Mennyiség és mennyiségi egység | 1 db, 40 óra stb. |
| Egységár (nettó) | 50.000 Ft/óra |
| ÁFA mértéke | 27%, 18%, 5%, mentes, TAM stb. |
| ÁFA összege | A nettó ár és az ÁFA-kulcs szorzata |
| Bruttó összeg | Nettó + ÁFA |
Összesítés
A számla alján szerepelnie kell az összesített nettó összegnek, az ÁFA összegnek (kulcsonként bontva, ha több ÁFA-kulcs is előfordul) és a fizetendő bruttó végösszegnek.
Tipp: Ha alanyi mentes vállalkozó vagy, a számlára rá kell írni: „Alanyi adómentes" (Áfa tv. 169. § e) pont). Ebben az esetben ÁFA-t nem számítasz fel.
ÁFA alapok: mikor és mennyit kell felszámítani
ÁFA-kulcsok 2026-ban
| Kulcs | Jellemző alkalmazás |
|---|---|
| 27% | Általános kulcs — a legtöbb termék és szolgáltatás |
| 18% | Egyes élelmiszerek (tej, pékáru), szálláshelyszolgáltatás |
| 5% | Könyv, újság, gyógyszer, központi fűtésszolgáltatás, új lakás (bizonyos feltételek mellett) |
| Mentes (TAM) | Pénzügyi szolgáltatás, biztosítás, oktatás, egészségügyi szolgáltatás |
Ha ÁFA-körös vállalkozó vagy, a számládra kötelezően fel kell tüntetned a megfelelő ÁFA-kulcsot, és be kell vallanod a felszámított ÁFA-t a NAV felé az ÁFA-bevallásodban (jellemzően havonta vagy negyedévente).
Alanyi ÁFA-mentesség
Az alanyi ÁFA-mentesség az egyik leggyakoribb adózási forma a kiskategóriájú vállalkozók körében. A lényege:
- Bevételhatárral érvényes: 2026-ban éves 12 millió Ft nettó árbevétel az alsó határ (a pontos összeget mindig ellenőrizd a hatályos Áfa tv.-ben).
- Nem számítasz fel ÁFA-t, tehát a vevőd kevesebbet fizet (vagy neked több marad a nettó árból).
- Cserébe nem vonhatsz le bejövő ÁFA-t (azaz amit a szállítóid felszámítanak neked, azt teljes egészében te fizeted).
- A számláidon az „Alanyi adómentes" feliratot kell feltüntetni.
Kinek eri meg? Akinek kevés a kiadása (tipikusan szolgáltatók, szabadúszók, tanácsadók), és a megbízói magánszemélyek vagy szintén alanyi mentesek — ilyenkor az ÁFA-mentesség versenyelőnyt jelent.
Mikor nem éri meg? Ha jelentős beszerzéseid vannak (pl. webshop, gyártás), a bejövő ÁFA levonása komolyabb megtakarítást jelent, mint az alanyi mentesség előnye.
NAV Online Számla rendszer
Mi ez és kinek kötelező?
2026-ban minden belföldi adószámmal rendelkező vállalkozás köteles a kiállított számláinak adatait a NAV Online Számla rendszerébe küldeni. Ez nem választható — a törvény előírja, és a modern számlázó programok automatikusan teljesítik.
A rendszer lényege, hogy a NAV valós időben látja az összes kiállított és befogadott számlát, ami hatékonyabbá teszi az adóellenőrzést, és csökkenti az ÁFA-csalások lehetőségét.
Hogyan működik a gyakorlatban?
- Regisztrálj a NAV Online Számla portálon.
- Hozz létre egy technikai felhasználót a rendszerben.
- Generálj API-kulcsokat (felhasználónév, jelszó, aláírókulcs, cserekulcs).
- Add meg ezeket a kulcsokat a számlázó programodban (pl. Billingo vagy Számlázz.hu beállításainál).
- Ettől kezdve minden számla kiállításakor a program automatikusan elküldi az adatokat a NAV-nak.
A folyamat egyszeri beállítást igényel — utána a rendszer a háttérben működik, és nem kell külön foglalkoznod vele.
Hibakezelés
Ha az adatszolgáltatás technikai hiba miatt nem sikerül (pl. szerverprobléma), a számlázó program megpróbálja újraküldeni. Ha tartósan nem megy, a NAV Online Számla portálon manuálisan is rögzítheted az adatokat, de ez ritka eset.
Számlázó programok összehasonlítása
A magyar piacon több bejáratott számlázó program is elérhető. Mindegyik NAV Online Számla kompatibilis.
Számlázz.hu
- Ár: Havi kb. 2.500 Ft-tól (éves előfizetéssel olcsóbb)
- Előnyök: A legnagyobb és legrégebbi magyar online számlázó. Hatalmas tudásbázis, széleskörű integrációk (webshop, könyvelő szoftverek, CRM-ek). Megbízható API fejlesztőknek.
- Hátrányok: A kezelőfelület kevésbé modern, mint az újabb versenytársaké.
- Kinek ajánlott? Tapasztaltabb vállalkozóknak, fejlesztőknek, webshop-üzemeltetőknek.
Billingo
- Ár: Havi kb. 3.000 Ft-tól
- Előnyök: Modern, letisztult kezelőfelület. Kiválóan alkalmas kezdő vállalkozóknak. Jó mobilos élmény. Automatikus bankszámla-párosítás, díjbekérő küldés.
- Hátrányok: Az integrációk köre szűkebb, mint a Számlázz.hu-nál. Egyedi igényeknél limitáltabb API.
- Kinek ajánlott? Egyéni vállalkozóknak, kisvállalkozásoknak, akik egyszerű és gyors megoldást keresnek.
Egyéb lehetőségek
- iCsekk: Költséghatékony megoldás, kevés számlát kiállító vállalkozóknak.
- Kulcs-Szoft Számlázó: Főként könyvelőirodák használják, integrálva a könyvelőprogrammal.
- Könyvelő programok beépített modulja: Több könyvelőszoftver (pl. Novitax, Kulcs-Soft) kínál beépített számlázó modult — ha a könyvelőd is ugyanezt használja, az egyszerűsíti az adatcserét.
Gyakorlati tipp: A legtöbb program kínál ingyenes próbaidőszakot. Próbálj ki 2-3 megoldást, mielőtt döntesz, és kérdezd meg a könyvelődet is — sok könyvelő előnyben részesít egy adott szoftvert, mert az könnyíti meg az ő munkáját is.
E-számla vs. papír számla
Elektronikus számla (e-számla)
2026-ban a vállalkozások túlnyomó többsége elektronikus számlát állít ki. Az e-számla:
- Jogilag egyenértékű a papír számlával.
- Automatikusan teljesíti a NAV Online Számla adatszolgáltatást.
- E-mailben vagy számlázó rendszeren keresztül juttatható el a vevőnek.
- Nem szükséges nyomtatni, aláírni vagy pecsételni.
- Megőrzése egyszerűbb: digitálisan kell archiválni, legalább 8 évig (az elévülési idő végéig).
Papír számla
Papír számlát továbbra is lehet kiállítani, de:
- A NAV Online Számla adatszolgáltatás akkor is kötelező — ilyenkor manuálisan kell rögzíteni az adatokat a portálon, vagy egy számlázó programmal kell kiállítani és kinyomtatni.
- Nyomtatott számlát kézzel sorszámozva, nyomdai úton előállított számlatömbből kell kiállítani.
- A gyakorlatban szinte kizárólag piaci árusok, kiskereskedők és egyes kézművesek használnak papír számlát.
Ajánlás: Válassz e-számlát — gyorsabb, olcsóbb, és automatikus a NAV-adatszolgáltatás.
Fizetési határidő és késés
Alapértelmezett szabályok
A Polgári Törvénykönyv (Ptk.) és a kapcsolódó jogszabályok az alábbi kereteket adják:
- Vállalkozások közötti (B2B) ügyletek: Az alapértelmezett fizetési határidő 30 nap a számla kézhezvételétől (vagy a teljesítéstől, ha az későbbi). Szerződésben legfeljebb 60 napra hosszabbítható (kivételes, indokolt esetben tovább).
- Közszféra (önkormányzat, állami szerv) felé: Maximum 30 nap, törvényi korlátozás miatt.
- Magánszemély vevőknél: Szabadon megállapodás kérdése.
Késés és kamat
Ha a vevő nem fizet határidőben:
- Késedelmi kamat jár automatikusan, a Ptk. szerint. Mértéke a jegybanki alapkamat + 8 százalékpont (vállalkozások között). Az aktuális jegybanki alapkamatot az MNB oldalán ellenőrizheted.
- Behajtási költségátalány: Vállalkozások közötti ügyletben 40 EUR-nak megfelelő összeg automatikusan követelhető.
- Fizetési felszólítás: Érdemes írásban (e-mailben) felszólítani a vevőt, mielőtt jogi lépéseket tennél.
Tipp: A számlázó programok többsége automatikus fizetési emlékeztető e-mailt is tud küldeni — állítsd be, mert a legtöbb késés egyszerű feledékenységből adódik.
A leggyakoribb számlázási hibák
1. Hiányzó vagy hibás adószám
A vevő adószámának feltüntetése kötelező, ha a vevő ÁFA-alany. A leggyakoribb hiba: elírás az adószámban, ami miatt a NAV Online Számla rendszer elutasítja az adatszolgáltatást.
2. Hibás teljesítési dátum
A teljesítés dátuma nem a számla kiállításának napja, hanem amikor a szolgáltatást ténylegesen nyújtottad vagy a terméket átadtad. Folyamatos szolgáltatásnál (pl. havi retainer) a teljesítés dátuma az elszámolási időszak utolsó napja.
3. ÁFA-kulcs tévedése
Alanyi mentes vállalkozó ÁFA-t számít fel, vagy ÁFA-körös vállalkozó „mentes" kulcsot használ — mindkettő hibás. Különösen figyelj, ha többféle terméket/szolgáltatást is számlázol eltérő ÁFA-kulccsal.
4. Hiányzó „Alanyi adómentes" felirat
Ha alanyi mentes vagy, kötelező feltüntetni a számlán. Enélkül a vevőd joggal feltételezheti, hogy ÁFA-t is tartalmaz az összeg, ami vitát okozhat.
5. Számla kiállítási határidő túllépése
A teljesítéstől számított 15 napon belül ki kell állítanod a számlát. Ha ezt rendszeresen elmulasztod, a NAV mulasztási bírságot szabhat ki.
6. Hibás pénznem vagy árfolyam
Devizás (EUR, USD stb.) számla kiállításakor az ÁFA-t forintban kell feltüntetni. Az átváltási árfolyam a teljesítés napját megelőző napon érvényes MNB-árfolyam, vagy az EKB-árfolyam.
Különleges esetek
Fordított adózás (reverse charge)
Bizonyos belföldi ügyleteknél (pl. építőipar, hulladékkereskedelem) az ÁFA-t nem az eladó, hanem a vevő fizeti meg a NAV felé. Ilyenkor a számlán:
- Nem szerepel ÁFA-összeg.
- Fel kell tüntetni: „Fordított adózás" és a vonatkozó jogszabályhelyet.
- A vevő a saját ÁFA-bevallásában vallja be és fizeti meg az ÁFA-t.
A fordított adózás alkalmazása nem választás kérdése — a törvény határozza meg, mely ügylettípusokra vonatkozik.
EU-s számlázás (Közösségi számlázás)
Ha másik EU-s tagállamban lévő, ÁFA-alany cégnek nyújtasz szolgáltatást:
- A számla ÁFA-mentes (a fő szabály szerint a szolgáltatás teljesítési helye a vevő országában van).
- Fel kell tüntetni mindkét fél közösségi adószámát (a magyar HU-előtaggal).
- A számlára rá kell írni: „Fordított adózás" vagy angolul „Reverse charge".
- A vevő a saját országa szabályai szerint fizeti meg az ÁFA-t.
- Az ügyletet a közösségi összesítő nyilatkozatban is jelenteni kell a NAV felé.
EU-n kívüli számlázás (export)
Harmadik országba (EU-n kívülre) irányuló termékexport vagy szolgáltatásnyújtás esetén a számla jellemzően ÁFA-mentes, de a részletes szabályok az ügylet típusától függnek. Ilyen esetben mindenképp egyeztetess a könyvelőddel.
Díjbekérő és proforma számla
A díjbekérő (proforma számla) nem számla — nem keletkeztet ÁFA-fizetési kötelezettséget, és nem kell beküldeni a NAV Online Számla rendszerbe. Akkor használd, amikor szeretnéd, hogy a vevőd előre utaljon, de a tényleges számlát a fizetés beérkezése után állítod ki.
Előszámla
Ha előleget kapsz, arról előlegszámlát kell kiállítanod. Ez valódi számla, ÁFA-fizetési kötelezettséggel, és a NAV Online Számla rendszerbe is be kell küldeni. A végszámlán az előleg összegét le kell vonni.
Gyakorlati checklist: így számlázz helyesen
- Válassz számlázó programot és kösd össze a NAV Online Számla rendszerrel.
- Ellenőrizd, hogy az adataid (név, cím, adószám) helyesek a programban.
- Minden teljesítés után 15 napon belül állítsd ki a számlát.
- Ellenőrizd a vevő adatait — különösen az adószámot — mielőtt kiküldöd a számlát.
- Válaszd ki a helyes ÁFA-kulcsot (vagy jelöld meg, hogy alanyi mentes vagy).
- Tartsd nyilván a ki nem fizetett számlákat, és küldj emlékeztetőt a lejárt határidejű tételekre.
- Archiváld a számlákat digitálisan, legalább 8 évig.
- Egyeztess a könyvelőddel negyedévente, hogy minden rendben van-e.
Hasznos linkek
- NAV Online Számla rendszer
- NAV – Általános forgalmi adó tájékoztatók
- MNB – Aktuális alapkamat
- Számlázz.hu
- Billingo
A cikk kizárólag tájékoztató jellegű, nem minősül adótanácsadásnak. Egyedi helyzetedben mindig konzultálj könyvelővel vagy adótanácsadóval. Az aktuális jogszabályokat ellenőrizd a NAV és a Nemzeti Jogszabálytár oldalán.